Las empresas necesitan tener un buen sistema de gestión para controlar todos los documentos que generen. Podemos perder mucho tiempo si no encontramos un papel que se haya extraviado, y esto afectará mucho al rendimiento continuo de la entidad.
La gestión documental es crucial para la empresa. Estamos hablando de un sistema que permite centralizar la información en el mismo sitio. Así, en el caso de que cualquier empleado o directivo quiera acceder a un archivo, lo podrá hacer sin ninguna complicación.
Nosotros te recomendamos que lleves la gestión documental con Docunecta. Ellos se ocupan de digitalizar todos los documentos de manera segura para que no tengamos que complicarnos la vida. Además, también se encarga de proporcionarnos los mejores softwares, siendo DocuManager uno de los más importantes.
Para que puedas descubrir la verdadera importancia que tiene la gestión documental para la empresa, te animamos a seguir leyendo para descubrir sus ventajas:
Principales ventajas de la gestión documental para empresas
Toda la información en el mismo sitio
Como ya hemos comentado, la función principal de la gestión documental es lograr que la información quede almacenada en el mismo lugar. Esto evitará que tendremos que dedicar mucho tiempo a buscar cualquier archivo. Se reduce el flujo de trabajo y esto repercute en un incremento del rendimiento de la entidad.
Mejor distribución de la información
Los documentos se podrán compartir de la manera en la que se desee entre los diferentes departamentos. Por ejemplo, se pueden crear grupos especiales y definir reglas.
Máxima seguridad
La entidad tendrá que establecer qué departamento o empleados podrán acceder a determinado tipo de información. La gestión documental permite establecer permisos para garantizar siempre la integridad a dichos ficheros.
En el caso de que se produzca cualquier error o pérdida de datos, será posible recuperarlos a través de una copia de seguridad (tanto ubicada en el equipo local, sin conexión, cómo ubicada en la nube).
Permite ahorrar tiempo
Muchas veces no estamos para perder el tiempo cuando estamos haciendo nuestro trabajo. La gestión documental también tiene el objetivo de ayudarnos a agilizarlo, localizando archivos en un tiempo record, evitando que afecte al ritmo normal de trabajo de la entidad.
Automatización de diferentes procesos
Al no tener que depender de documentos físicos, podemos hacer lo que se no antoje con los documentos online: seremos capaces de archivarlos, mandarlos a imprimir, hacer todas las fotocopias que queramos, buscar información en el disco duro, en e-mails, en bases de datos, y un largo etcétera.
Reducción de costes
Aunque contratar a una empresa que se encargue de la gestión documental puede entrañar una serie de costes para la entidad, se trata de una inversión que no tardará en verse amortizada. Calcula que se logra ahorrar sobre un 10-20% sobre los costes económicos comunes.
Establecimiento de un modelo único
Además, se unifican los diferentes procesos para seguir las tareas, con un modelo único para toda la entidad.
Todas estas ventajas te indican por qué implantar un buen sistema de gestión documental desde ya mismo.
